Se você trabalha na área administrativa em uma escola, por certo ouve falar de inadimplência desde o início de suas atividades – e não quero ser desanimador – mas com certeza vai continuar ouvindo. Enquanto houver mensalidades, seguramente vai haver inadimplentes.
O título do artigo é audacioso, pois todos os anos, nas escolas privadas, sobram alunos que ficam na lista daqueles que não podem fazer uma nova matrícula – pois não estão com as mensalidades quitadas. Seria possível, então, ter inadimplência zero? A resposta direta é não, mas algumas coisas podem ser feitas para minimizar os valores perdidos pelo não pagamento das mensalidades, evitando que isso afete negativamente o fluxo de caixa da escola.
Para tornar este artigo didático quero dividi-lo em três partes que representam momentos diferentes e às vezes concomitantes do ano letivo:
1. MATRÍCULA – NOVO ALUNO
Com o passar dos anos observamos que o processo de matrícula tem um impacto importante no comportamento do percentual de inadimplência durante o ano letivo.
É importante que a matrícula seja feita com cuidado, critério e com uma boa ficha socioeconômica; assim, os percentuais de atraso serão menores. Caso a escola tenha adotado uma visão mais expansionista, flexibilizando critérios, os índices refletirão isso e, consequentemente, o esforço para manter os percentuais de inadimplência dentro de um valor aceitável serão proporcionalmente maiores.
Sugestões práticas:
- Na entrevista para a matrícula, fale, entre outros assuntos, sobre a mensalidade escolar, especialmente sobre a data de vencimento de cada parcela. Muitos pais se tornam inadimplentes pelo simples fato de se esquecerem do pagamento.
- Ofereça ferramentas para que a mensalidade seja paga de maneira automática: débito em conta, DDA, cartão de crédito, etc.
- Algumas escolas têm enviado SMS para o celular do responsável financeiro, lembrando-o do vencimento da mensalidade. Ofereça esse recurso de forma cuidadosa. A cobrança deve ser constante, mas, salvo em casos mais graves, não deve importunar o cliente.
2. PERÍODO LETIVO
Durante o ano letivo a gestão escolar deve desenvolver um programa sistemático e arrojado de cobrança. Rodrigues (2001) nos dá a seguinte sugestão: “Na elaboração da sua política de cobrança, a escola deverá ser tão criativa quanto é ao desenvolver seu plano pedagógico, ao criar seus espaços recreativos, ou ainda escolher um determinado tema a ser estudado pelos alunos.”
Use incentivos, controles e maneiras inovadoras de abordagem, mas não se esqueça de que as leis e o Procon exercem uma atividade reguladora da nossa “criatividade”. Nestor José Lange (2010) afirma que “reduzir a inadimplência exige atitude, trabalho criterioso e sistemático.” Observe:
Atitude – A postura do gestor escolar em relação às receitas da escola deve ser clara e decidida. Pais, professores, funcionários e alunos percebem quando a gestão da escola não dá muita atenção à cobrança. Isso cria um clima de “deixa como está para ver como é que fica”. Quando todos têm consciência de que esse tema é relevante e que os gestores estão atentos e dispostos a fazer todo o possível para que a escola seja financeiramente saudável, haverá conscientização de todos os envolvidos.
Trabalho criterioso e sistemático – Em toda escola deve haver um programa escrito sobre a política de cobrança e ele deve ser cumprido à risca.
Questões como “Em que datas serão enviadas as cartas ou e-mails de cobrança?” (Lembre-se de que no passado falávamos em 30 dias após o vencimento para acionar o devedor; hoje a primeira cobrança/lembrança deve ser enviada no dia seguinte ao não pagamento). “Quando será feito o primeiro contato telefônico?” “Em que momento os responsáveis financeiros serão chamados à escola para uma conversa?” – devem estar bem evidentes para todos, e tanto o diretor quanto o tesoureiro devem estar cientes dessas ações, sendo os principais executores das regras estabelecidas.
Outro item que vale a pena lembrar é que uma escola onde as coisas funcionam tende a ter pais mais comprometidos com o pagamento da mensalidade. Portanto, lembre-se de algumas coisas que impactam diretamente essa percepção de qualidade: escola limpa, ambiente agradável, corpo docente comprometido com o aprendizado do aluno, aulas que começam e terminam no horário, programas pontuais de qualidade, atendimento impecável tanto presencial quanto por telefone e por e-mail, etc. A lista é grande e você pode usar seu conhecimento para acrescentar itens a ela. Uma coisa é certa: as pessoas se sentem constrangidas por ficar devendo quando recebem um serviço de qualidade.
3. REMATRÍCULA
O momento da matrícula dos alunos veteranos para o novo ano letivo é determinante no percentual final de inadimplência. Não flexibilize além do razoável. Equilibre a meta de alunos com o compromisso administrativo que os gestores devem ter com a escola. Se esse momento não for aproveitado para pressionar o responsável financeiro a colocar a situação em dia e a matrícula for feita com parcelas em aberto, prepare-se para mais um ano de inadimplência alta.
